Mikrounternehmen und Kleinunternehmen, die dem brasilianischen Steuerregime Simples Nacional unterliegen, müssen Rechnungen für Dienstleistungen, die der kommunalen ISS-Steuer unterliegen, ab dem 1. November ausschließlich über das nationale elektronische Dienstleistungsrechnungssystem ausstellen. Die Plattform wird vom Bundesfinanzamt in Zusammenarbeit mit den Gemeinden betrieben und ersetzt für die von der Regelung erfassten Unternehmen die lokalen Systeme.
Die nationale NFS-e verwendet in allen Städten ein einheitliches Format und speichert Rechnungsinformationen in einer zentralen Datenbank. Einzelne Mikrounternehmer, sogenannte MEIs, sind von der Änderung nicht betroffen, da sie das nationale System bereits seit September 2023 nutzen. Unternehmen, die ausschließlich Waren verkaufen, sind ebenfalls ausgenommen, da sie eine andere Art elektronischer Rechnung ausstellen. Unternehmen außerhalb des Simples Nacional, darunter solche, die der pauschalen Gewinnbesteuerung oder der tatsächlichen Gewinnbesteuerung unterliegen, halten sich weiterhin an die Vorschriften ihrer Gemeinden.
Das neue System ist über das nationale NFS-e-Portal, die mobile App oder eine API-Verbindung zugänglich. Unternehmen können sich mit einem gov.br-Konto oder einem digitalen Zertifikat anmelden. Bei der ersten Anmeldung müssen sie ihre Angaben bestätigen und ein Ausstellungsprofil einrichten; ihre kommunale Registrierung muss aktiv und ordnungsgemäß sein. Wenn häufig erbrachte Dienstleistungen und Stammkunden erfasst werden, lassen sich spätere Rechnungen einfacher einreichen. Unternehmen, die Rechnungen über integrierte Software ausstellen, benötigen ein digitales ICP-Brasil-Zertifikat.
Die Rechnungen enthalten weiterhin vertraute Angaben, darunter Informationen zum Dienstleister und zum Kunden, die Beschreibung der Dienstleistung und ihren Wert. Außerdem verwenden sie standardisierte Klassifizierungen, etwa den nationalen Steuercode für die Dienstleistung, die brasilianische Dienstleistungsnomenklatur, die Gemeinde, in der die ISS fällig ist, den Status des Unternehmens im Simples Nacional sowie eine gegebenenfalls vom Kunden einbehaltene ISS.
Die Änderung betrifft die Art und Weise, wie Rechnungen ausgestellt werden, nicht die Berechnung der Steuern. Die Einführung des nationalen Rechnungssystems ist außerdem unabhängig von den Bestimmungen der Steuerreform zu CBS und IBS, deren Inkrafttreten für den 1. Januar 2027 vorgesehen ist. Bis Ende Dezember 2026 müssen Unternehmen weiterhin die Vorschriften des vereinfachten Steuerregimes befolgen.
Einige Gemeinden nutzen die nationale Plattform bereits; daher werden die Auswirkungen in Orten größer sein, die noch auf eigene Systeme setzen. In São Paulo beispielsweise bleibt das kommunale System Nota do Milhão nur für Abfragen und für die Ausstellung von Rechnungen zu Dienstleistungen verfügbar, die bis zum 31. Oktober erbracht wurden. Unternehmen, deren Software ausschließlich mit einem kommunalen Aussteller verbunden ist, sollten prüfen, ob sie an den nationalen Standard angepasst wurde.
Die Zentralisierung der Rechnungen kann es den Steuerbehörden erleichtern, ausgestellte Dokumente mit den angegebenen Einnahmen abzugleichen. Unternehmen wird daher empfohlen, ihre Rechnungen und gemeldeten Beträge jeden Monat zu überprüfen. Der Wirtschaftsprüfer Charles Gularte empfiehlt, bei der ersten Registrierung Dienstleistungsklassifizierungen sorgfältig einzurichten und bei unklaren Codes eine Steuerberatung einzuholen, da sich ein Klassifizierungsfehler auf späteren Rechnungen wiederholen könnte.
Die Vorschriften legen keine bestimmte Geldbuße für die Nichtnutzung des nationalen Systems fest. Sanktionen für das Nichtausstellen einer Rechnung oder für eine fehlerhafte Rechnung richten sich weiterhin nach der Gesetzgebung der jeweiligen Gemeinde und können von Stadt zu Stadt variieren. Ist das System nicht verfügbar, sollten Unternehmen den Ausfall mit Screenshots sowie Datum und Uhrzeit dokumentieren, die Rechnung ausstellen, sobald der Dienst wieder verfügbar ist, offizielle Mitteilungen verfolgen und sich von ihrer Steuerberatung beraten lassen. Wird eine Rechnung nicht über das vorgeschriebene System ausgestellt, kann sich die Abrechnung und Bezahlung der Dienstleistungen verzögern.
Quellen: Folha Mercado.