Las microempresas y pequeñas empresas inscritas en el régimen tributario Simples Nacional de Brasil deben emitir, a partir del 1 de noviembre, las facturas por servicios sujetos al impuesto municipal ISS exclusivamente a través del sistema nacional de facturas electrónicas de servicios. La plataforma es gestionada por la Secretaría de Ingresos Federales en colaboración con los municipios y sustituye a los sistemas locales para las empresas comprendidas en la norma.
La NFS-e nacional utiliza un formato común en todas las ciudades y almacena la información de las facturas en una base de datos centralizada. Los microempresarios individuales, o MEI, no se ven afectados por el cambio, porque utilizan el sistema nacional desde septiembre de 2023. También quedan excluidas las empresas que solo venden bienes, ya que emiten otro tipo de factura electrónica. Las empresas que no pertenecen a Simples Nacional, incluidas las sujetas a los regímenes de ganancias presuntas y de ganancias reales, siguen las normas de sus municipios.
Se puede acceder al nuevo sistema a través del portal nacional de NFS-e, su aplicación móvil o una conexión API. Las empresas pueden iniciar sesión con una cuenta gov.br o un certificado digital. En el primer acceso, deben confirmar sus datos y configurar un perfil de emisión; su registro municipal debe estar activo y al día. Registrar los servicios que prestan con frecuencia y sus clientes habituales puede facilitar los envíos posteriores de facturas. Las empresas que emitan facturas mediante software integrado necesitan un certificado digital ICP-Brasil.
Las facturas conservan la información habitual, incluidos los datos del proveedor del servicio y del cliente, la descripción del servicio y su valor. También utilizan clasificaciones estandarizadas, como el código tributario nacional del servicio, la Nomenclatura Brasileña de Servicios, el municipio donde se debe pagar el ISS, la condición de la empresa en Simples Nacional y cualquier importe de ISS retenido por el cliente.
El cambio afecta a la forma de emitir las facturas, no al cálculo de los impuestos. La implementación del sistema nacional de facturas también es independiente de las disposiciones de la reforma tributaria relativas a CBS e IBS, cuya entrada en vigor está prevista para el 1 de enero de 2027. Hasta finales de diciembre de 2026, las empresas deben seguir cumpliendo las normas del régimen tributario simplificado.
Algunos municipios ya utilizan la plataforma nacional, por lo que el impacto será mayor en los lugares que todavía dependen de sus propios sistemas. En São Paulo, por ejemplo, el sistema municipal Nota do Milhão seguirá disponible únicamente para consultas y para emitir facturas relacionadas con servicios prestados hasta el 31 de octubre. Las empresas que utilicen software conectado únicamente a un emisor municipal deben comprobar que se haya adaptado al estándar nacional.
La centralización de las facturas puede facilitar que las autoridades tributarias comparen los documentos emitidos con los ingresos declarados. Por eso, se recomienda a las empresas revisar cada mes sus facturas y las cifras declaradas. Charles Gularte, ejecutivo del sector contable, recomienda configurar cuidadosamente las clasificaciones de servicios durante el primer registro y confirmar los códigos que generen dudas con un contador, ya que un error de clasificación podría repetirse en facturas posteriores.
Las normas no establecen una multa específica por no utilizar el sistema nacional. Las sanciones por no emitir una factura o emitirla incorrectamente siguen sujetas a la legislación de cada municipio y pueden variar de una ciudad a otra. Si el sistema no está disponible, las empresas deben documentar la interrupción con capturas de pantalla y registrar la fecha y la hora, emitir la factura cuando se restablezca el servicio, consultar los avisos oficiales y ponerse en contacto con su contador para recibir orientación. No emitir una factura a través del sistema obligatorio podría retrasar la facturación y el pago de los servicios.
Fuentes: Folha Mercado.