Microempresas e pequenas empresas inscritas no regime tributário Simples Nacional do Brasil devem emitir notas fiscais de serviços sujeitos ao ISS municipal exclusivamente pelo sistema nacional de Nota Fiscal de Serviços eletrônica a partir de 1º de novembro. A plataforma é operada pela Receita Federal em parceria com os municípios e substitui os sistemas locais para as empresas abrangidas pela regra.
A NFS-e nacional adota um formato comum entre as cidades e armazena as informações das notas fiscais em um banco de dados centralizado. Os Microempreendedores Individuais, ou MEIs, não são afetados pela mudança, pois usam o sistema nacional desde setembro de 2023. Empresas que vendem apenas mercadorias também estão excluídas, já que emitem outro tipo de nota fiscal eletrônica. Empresas fora do Simples Nacional, inclusive as enquadradas nos regimes de lucro presumido e lucro real, continuam seguindo as regras de seus municípios.
O novo sistema pode ser acessado pelo portal nacional da NFS-e, pelo aplicativo para celular ou por meio de uma conexão via API. As empresas podem entrar com uma conta gov.br ou um certificado digital. No primeiro acesso, devem confirmar seus dados e configurar um perfil de emissão; sua inscrição municipal precisa estar ativa e regular. Registrar os serviços prestados com frequência e os clientes habituais pode facilitar emissões posteriores. Empresas que emitem notas fiscais por meio de software integrado precisam de um certificado digital ICP-Brasil.
As notas fiscais mantêm informações conhecidas, incluindo dados do prestador do serviço e do cliente, a descrição do serviço e seu valor. Elas também usam classificações padronizadas, como o código tributário nacional do serviço, a Nomenclatura Brasileira de Serviços, o município onde o ISS é devido, a situação da empresa no Simples Nacional e qualquer ISS retido pelo cliente.
A mudança afeta a forma de emissão das notas fiscais, não o cálculo dos impostos. A implantação do sistema nacional de notas fiscais também é independente das disposições da reforma tributária relativas à CBS e ao IBS, que estão previstas para entrar em vigor em 1º de janeiro de 2027. Até o fim de dezembro de 2026, as empresas devem continuar seguindo as regras do regime tributário simplificado.
Alguns municípios já usam a plataforma nacional, então o impacto será maior nos locais que ainda dependem de seus próprios sistemas. Em São Paulo, por exemplo, o sistema municipal Nota do Milhão continuará disponível apenas para consulta e para a emissão de notas fiscais relativas a serviços prestados até 31 de outubro. Empresas que usam software conectado apenas a um emissor municipal devem verificar se ele foi adaptado ao padrão nacional.
A centralização das notas fiscais pode facilitar a comparação, pelas autoridades fiscais, entre os documentos emitidos e a receita declarada. Por isso, recomenda-se que as empresas verifiquem suas notas fiscais e os valores informados todos os meses. O executivo de contabilidade Charles Gularte recomenda configurar cuidadosamente as classificações dos serviços no primeiro cadastro e confirmar com um contador os códigos que gerem dúvidas, pois um erro de classificação pode se repetir em notas fiscais posteriores.
As regras não estabelecem uma multa específica por deixar de usar o sistema nacional. As penalidades por não emitir uma nota fiscal, ou por emiti-la incorretamente, continuam sujeitas à legislação de cada município e podem variar de uma cidade para outra. Se o sistema ficar indisponível, as empresas devem documentar a interrupção com capturas de tela e registrar a data e o horário, emitir a nota fiscal quando o serviço voltar, acompanhar os comunicados oficiais e consultar seu contador. Deixar de emitir uma nota fiscal pelo sistema obrigatório pode atrasar o faturamento e o pagamento pelos serviços.
Fontes: Folha Mercado.