Les microentreprises et les petites entreprises inscrites au régime fiscal Simples Nacional au Brésil doivent, depuis le 1er novembre, émettre les factures des services soumis à l’impôt municipal ISS exclusivement via le système national de facturation électronique des services. La plateforme est gérée par le Service fédéral des recettes en partenariat avec les municipalités et remplace les systèmes locaux pour les entreprises concernées par cette règle.
La NFS-e nationale utilise un format commun à toutes les villes et stocke les informations des factures dans une base de données centralisée. Les entrepreneurs individuels, ou MEI, ne sont pas concernés par ce changement, car ils utilisent le système national depuis septembre 2023. Les entreprises qui vendent uniquement des biens sont également exclues, puisqu’elles émettent un autre type de facture électronique. Les entreprises qui ne relèvent pas du Simples Nacional, notamment celles soumises aux régimes du bénéfice présumé et du bénéfice réel, continuent de suivre les règles de leurs municipalités.
Le nouveau système est accessible via le portail national NFS-e, son application mobile ou une connexion par API. Les entreprises peuvent se connecter à l’aide d’un compte gov.br ou d’un certificat numérique. Lors de leur première connexion, elles doivent confirmer leurs informations et configurer un profil d’émission ; leur inscription municipale doit être active et en règle. Enregistrer les services fréquemment fournis et les clients réguliers peut faciliter les envois ultérieurs de factures. Les entreprises qui émettent leurs factures au moyen d’un logiciel intégré ont besoin d’un certificat numérique ICP-Brasil.
Les factures conservent des informations familières, notamment les coordonnées du prestataire et du client, la description du service et sa valeur. Elles utilisent également des classifications standardisées, telles que le code fiscal national du service, la nomenclature brésilienne des services, la municipalité où l’ISS est dû, le statut de l’entreprise au regard du Simples Nacional et tout ISS retenu par le client.
Ce changement concerne la manière d’émettre les factures, et non le calcul des impôts. Le déploiement du système national de facturation est également distinct des dispositions de la réforme fiscale concernant la CBS et l’IBS, dont l’entrée en vigueur est prévue le 1er janvier 2027. Jusqu’à la fin du mois de décembre 2026, les entreprises doivent continuer à respecter les règles du régime fiscal simplifié.
Certaines municipalités utilisent déjà la plateforme nationale ; l’impact sera donc plus important dans les localités qui s’appuient encore sur leurs propres systèmes. À São Paulo, par exemple, le système municipal Nota do Milhão restera disponible uniquement pour la consultation et l’émission de factures relatives aux services fournis jusqu’au 31 octobre. Les entreprises qui utilisent un logiciel connecté uniquement à un système municipal doivent vérifier qu’il a été adapté à la norme nationale.
La centralisation des factures pourrait permettre aux autorités fiscales de comparer plus facilement les documents émis avec les revenus déclarés. Il est donc conseillé aux entreprises de vérifier chaque mois leurs factures et les chiffres déclarés. Charles Gularte, cadre dans le secteur de la comptabilité, recommande de configurer soigneusement les classifications des services lors de la première inscription et de confirmer les codes incertains auprès d’un comptable, car une erreur de classification pourrait se répéter sur les factures ultérieures.
Les règles ne prévoient pas d’amende particulière en cas de non-utilisation du système national. Les sanctions en cas d’absence de facture ou d’émission incorrecte restent régies par la législation de chaque municipalité et peuvent varier d’une ville à l’autre. Si le système est indisponible, les entreprises doivent documenter la panne à l’aide de captures d’écran, en indiquant la date et l’heure, émettre la facture une fois le service rétabli, suivre les avis officiels et contacter leur comptable pour obtenir des conseils. Le fait de ne pas émettre une facture via le système requis pourrait retarder la facturation et le paiement des services.
Sources: Folha Mercado.